Treinamento em Lideranças Sociocráticas (SOLT 5)

Círculo de ESTUDO DE CASO:

Andre

Carine

Elaine

Henrique

Jennifer

Orlando

Pedro

Taisa

Empresa: Eduk Provedora de Conteúdo Online

Ferramentas  e Metodologia 

Holacracia 

organização: Trello

Comunicação: Hangout

Sociocracia:  Holacracia/GlassFrog 

 

Entrevistada Mayara Lopes da Silva

Papel Faz e Acontece /Função Produtora

 

Você tem um Hobby? Algo que gosta de fazer e se sente bem realizando? Que tal transformar isso em uma profissão, uma fonte de renda? Essa é a proposta da Eduk, ajudar pessoas para que “Viva da Sua Paixão” como diz o lema da empresa.

A EduK é uma plataforma de cursos online que possui como foco transformar o hobby de uma pessoa em sua profissão oferecendo aulas online que ensinam desde as técnicas para realização do serviço ou produto à administração do negócio. Criada em 2013 possui sede em São Paulo-SP e conta hoje com 70 Edukadores (apelido dado aos funcionários ou colaboradores da Eduk), 10 estúdios de gravação e um diferencial em sua gestão que é a prática da Holacracia e auto gestão como sistema organizacional. 

Isso significa que a Eduk possui um sistema onde as tomadas de decisões são distribuídas a vários grupos ou círculos de pessoas auto organizados, abrindo mão da centralização da autoridade e da Hierarquia convencional onde o superior toma decisões mais importantes cabendo ao outros as realizações de tarefas.

Estes círculos autônomos e autossuficientes com o próprio propósito e responsabilidades são estruturado por papéis energizados por colaboradores da Eduk e se conectam a outros círculos da organização com proposito e responsabilidades diferentes e a um círculo Maior que representa a organização como um todo, não existem “chefes, coordenadores ou supervisores, não há nenhuma figura de autoridade para cobrar a execução das tarefas e atividades e todas as decisões são tomadas e consentidas por um círculo de Edukadores.

 

E como tudo isso funciona a ponto de colocar a Eduk com uma das startups mais inovadoras da América Latina, de acordo com a revista Fast Company, com mais de 100.000 assinantes e vários cursos e videoaulas assistidos?  

O Início da Autogestão.


A Eduka não surgiu com o modelo organizacional atual pelo contrário possuiu por alguns anos, no princípio de sua caminhada a gestão no modelo tradicional, com emprego da hierarquia e das funções de chefia e cobrança. Mas a respiração da Eduka vinha com ares diferentes, por ser uma startup em busca de inovação e atraindo colaboradores com o mesmo pensamento seguiu uma linha natural para a autogestão, incentivando a fala e a escuta de todos colaboradores independente de cargo buscando decentralizar a autoridade. Foi então que um dos Sócios Eduardo Lima teve contato com a auto gestão e a holacracia e decidiu implementar na empresa.


O começo não foi fácil, muito trabalho e muita energia foi empregada para implementação do sistema organizacional, afinal se trata de uma mudança que contém considerações de ordem prática e cultural, hoje a auto gestão já criou raiz na Eduk e colhe diversos frutos deste sistema. 

Mas como superar os desafios criados nesta mudança pragmática?

Um dos desafios está no nível comportamental dos indivíduos a Eduk encontrou uma das soluções para este desafio com muito trabalho e uma palavra “ACORDOS”.

 

Acordos Comportamentais

 

A manutenção deste sistema organizacional de auto gestão depende principalmente da leitura e conscientização dos colaboradores a respeito da sua autonomia e de suas responsabilidades mas também com o comportamento social como parte integrante do círculo e da organização com colegas de trabalho, percebendo isso os Edukadores criaram Acordos comportamentais dentro da organização, não são regras ou códigos mas sim uma composição de ações que visam o bem estar individual, social e organizacional da Eduk e que acaba por expressar os valores da Empresa de forma natural.


Assim foram escritos diversos acordos visando ajudar o relacionamento no ambiente de trabalho tais como em relação ao respeito ao próximo e sua singularidade, acordo de Segurança Psicológica, não tolerância a qualquer violência física ou verbal de cunho misógino, homofóbico, machista, xenofóbico, racista ou autoritário, acordos quanto à postura perante um pedido, uma decisão tomada, ou a reações e até mesmo quanto a comportamentos e ações inadequadas a Eduk.

Alguns acordos partem da percepção do Edukador que observa que algo está sendo violado ou está necessitando de cuidados e direciona o colaborador ao papel que poderá cuidar ou apoiar zelando pelo acordo, outros são acordos de conscientização como o acordo de confiança no trabalho home office e segurança de dados em que o Edukador se compromete com sua atuação perante a atividade, ao todo foram escritos 16 Acordos Comportamentais.

 Além disso outras palavras e acordos que sustentam a auto gestão da Eduk e ajuda na superação de desafios que envolvem essa prática: Transparência, FeedBack e Tensão.

Sim, tensão, mas primeiro vamos falar da Transparência de do Feedback

Transparência 

 

A transparência empregada pela Eduk dá aos Edukadores acesso aos, acordos, funcionamento do círculo, visibilidade dos papeis energizados, propósito e responsabilidades, transparência é permitir acesso e publicidade a todas informações da empresa a seus colaboradores, assim o colaborador consciente e informado pode cuidar melhor de suas ações e responsabilidades, ele sabe a quem recorrer, como e quando tratar um determinado acontecimento, evita dúvidas e incertezas, e possibilita uma atuação eficiente.

Para isso a Eduka faz uso de uma ferramenta chamada Glass Frog que permite através de login e senha que o colaborador tenha acesso as informações.

 

Feedback

A Cultura do Feedback é muito importante e muito incentivada dentro da Eduk, dar e receber feedback é fundamental, pois como não há chefe para cuidar a sua atuação você deve sempre buscar a auto avaliação e nada como um olhar de fora através de seus colegas para este propósito.

 

Por isso quando um Edukador deseja um feedback deve buscar a pessoa de quem deseja o feedback e se necessitar buscar o papel responsável pela cultura chamado na Eduk de Jedi da Kultura para auxilia-lo, da mesma forma quando convidado a dar um feedback deve se claro, sincero, honesto sobre as percepções, e isso é um Acordo.

É através do feedback que os papeis se adequam ao funcionamento do círculo. 

Se um papel não está se adequando ao círculo, ou sua responsabilidade não está sendo desempenhada da maneira correta um feedback pode resolver as coisas, sem precisar de cobranças ou pressão de um superior, afinal um colaborador não tem autoridade para cobrar a responsabilidade de outro mas pode levar através de um feedback ou de uma tensão sobre por exemplo o atraso da atividade.

 

Tensão.

 

Tensão, quando ouvimos a palavra tensão algo ruim nos vem à mente como algo rígido que nos sobrecarrega, mas não é assim que a Eduk e os movimentos de autogestão veem essa palavra. Tensão nada mais é do que o incomodo inicial, ou o incomodo da inércia ao que o Edukador sente e que gostaria de ver tratado, tensão é algo quer irá colocar em movimento um papel, uma ação, um projeto e até um círculo, pode ser um problema que surgiu ou pode ser uma solução que precisam ser trabalhados.

E o acordo firmado diz que é de responsabilidade do Edukador sempre que tem uma tensão trata-la dentro dos parâmetros da autogestão e da maneira mais breve que conseguir.Ou seja percebendo uma tensão o colaborador deve observar a melhor forma de trata-la e por em pratica seja pedindo um projeto, oferecendo ou pedindo feedback ou buscando o papel que possa ajudá-lo.


Fazendo Funcionar


Além destes acordos e valores existe uma estrutura base para fazer tudo funcionar que começa com a definição de um proposito e responsabilidade do círculo itens fundamentais para traçar a estratégia e avaliar o desenvolvimento de um círculo, para isso existe o papel do Elo principal ou chamado na Eduka de Lead Link ele escreve monta a estratégia para que o propósito do círculo seja concluído é responsabilidade do lead link, mas qualquer pessoa pode trazer tensões e fazer alterações no propósito, na estratégia ou nas responsabilidades. Nem todas as pessoas se sentem confortáveis para mudar a estratégia de um círculo, mas acontece, em outras palavras existe possibilidade de mudança na estratégia adotada de acordo com a situação porém deve haver sentido e consentimento do círculo para que isso ocorra.

Após ter sua estrutura definida com propósito responsabilidade e papeis escritos visando o fluxo e a transparência esse círculo precisa se conectar aos outros círculos da organização esta conexão se faz através de papeis que todo círculo tem o Elo Principal/Lead Link  traz ao seu círculo as informações dos círculo maior conectando as decisões destes às decisões do subciclo e o representante chamado de Happy Link que faz o movimento contrário levando as questões que não podem ser resolvidas no círculo para outro círculo, este movimento de “leva e tras” ou de inspiração e respiração aliado ao propósito e as responsabilidades bem definidos faz com que tudo comece a funcionar sem a necessidade do chefe ou de uma hierarquia.

Os círculos possuem reuniões semanais onde os membros podem colocar suas tensões para serem trabalhadas porém é incentivado tratar da tensão sem levar na reunião a pessoa deve estar prepara para resolver sua tensão, seja com uma conversa, com um feedback, uma ação um projeto ou mesmo levando a reunião semanal.

 

Padrinhos e Madrinhas

 

E quando entra uma nova pessoa na organização ? Chama o Padrinho ou a Madrinha.

 

A Autogestão é algo culturalmente distante na maioria das organização e por isso também se vê a estrutura tradicional empregada nos costumes das pessoas que chegam para trabalhar na Eduk, em preocupação com a adaptação do novo Edukador foi escrito o papel da Madrinha (ou Padrinho), que é energizado por algum Edukador mais antigo e tem como responsabilidade de explicar a dinâmica e acompanhar o processo de adaptação da pessoa por alguns meses, a madrinha faz o “onboard” dos novos funcionários na auto gestão. Não necessariamente precisa ser um Edukador do mesmo círculo mas precisa ser uma pessoa que já está adaptada e trabalhando com autogestão.

 

Dificuldades

 

Nem tudo são flores, a autogestão implantada na Eduka já superou diversas dificuldades porém outras ainda se apresentam principalmente no que se refere a velhos paradigmas.

 

Liberdade imensa e responsabilidade imensa

 

“As pessoas querem liberdade, mas não querem lidar com tanta responsabilidade” a autogestão autonomia e autossuficiência para papeis e círculos, responsabilidades e autoridade para tomar decisões porém também arcar com as consequências. Por isso o círculo deve ter consciência de que sua liberdade de tomada de decisão afeta o todo.

 

Integração entre círculos

 

A comunicação entre os círculos precisa seguir toda uma estrutura que acaba sendo burocrática de certa forma. Algumas tensões podem ser resolvidas sem envolver outro círculo ou o Happy link (representante), somente com uma conversa, porém dependendo da complexidade isso não é possível dependendo de outro círculo, outra reunião para ser solucionado ou virar um projeto.

 

Você tem que aprender a ouvir e confiar em quem trabalha com você. 

 

Todos papeis tem responsabilidades que se complementam para um objetivo em comum, os colaboradores devem confiar uns nos outros e que o trabalho será feito a responsabilidade cumprida pois não tem autoridade para cobrar 

 

Todo mundo aprende a ser um pouco dono da empresa, todo mundo tem que cuidar tanto da parte material, física, quanto dos acordos, da parte financeira. Quando a gente tem que cuidar da parte financeira, gera um sentimento de dono.

 

Benefícios a autogestão aos Colaboradores.

 

Liberdade e Autonomia

 

Liberdade de aprender diferentes funções, depende do colaborador querer aprender, ele possui a liberdade de assumir papéis e aprender coisas novas.

 

Liberdade para priorizar e organizar as tarefas dentro de suas responsabilidades e tempo, a clareza de suas responsabilidades permite flexibilização das prioridades.

 

Autonomia para falar não, se colaborador não tiver tempo ou não estiver pronto para fazer algo ou energizar um papel este não será penalizado ou julgado.

 

Desafios

 

Também restam desafios a serem superados, alguns por serem inerentes a gestão de qualquer empresa que use modelo tradicional ou até mesmo a autogestão outros por serem tabus sociais que não chegaram ao tempo correto para serem solucionados, um assunto recorrentes são as promoções de cargo de salário, bem como as demissões. 

 

A Eduk usa modelo de autogestão para estes temas nesta pratica este assunto é tratado em uma reunião semanal, chamada de Partner Pool onde se trata de admissão, aumento, pede-se aconselhamento, proposta de demissão. 

 


Aumento de salários

Para aumento ou para promoção no cargo, quem decide é o próprio colaborador apresentando uma proposta a um circulo responsável composto por todos os elos principais, dentre estes um é eleito para representar os demais colaboradores, essa indicação é feita a cada 6 meses.

 

A proposta é feita através de um guia que o colaborador interessado precisa ler e preencher direcionando a auto avaliação para saber se está na hora de se obter um aumento ou uma promoção, busca-se analise de suas atitudes frente aos Acordos Comportamentais, bem como se o colaborador já possui os requisitos e responsabilidades do cargo almejado, se já possui alguns ou se precisa aperfeiçoar outros, importante incluir um olhar para fora da empresa também se faz necessário para trazer salários compatíveis no mercado em outras empresas do mesmo seguimento. Feito a proposta o Edukador pode levar aos membros do círculo que poderão fazer perguntas de esclarecimentos e reflexão.

O aumento ou a promoção só poderá ser vetada caso exista uma objeção valida, uma objeção que comprove que o aumento proposto poderá prejudicar de alguma forma a Eduk.

Este procedimentos apesar de estruturado trás algumas complicações, alguns colaboradores não se sentem à vontade de faze-lo pois não quer se expor perante ao circulo.

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Eduk e Autogestão

Não é fácil virar a chave de um modelo organizacional este movimento gera diversas consequências boas e ruins nas vidas dos colaboradores e da própria empresa, porém a Eduk encontrou a hora o local e as pessoas certas para essa mudança e tudo partiu de um feeling sobre esse modelo que já é tendência será comum em um futuro não muito distante, a Autogestão não é a solução de problemas mas é uma forma adequada de resolver muitos deles, a integração, a autonomia e a liberdade regenera o lado humano do Colaborador trazendo benefícios para empresa pois como a Mayra Faz e Acontece da Empresa Eduk relatou durante a entrevista “na autogestão cada um é um pouquinho dono da empresa”.