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Como estão as reuniões das quais você participa? Produtivas? Tranquilas? Todos chegam bem? Todos ficam bem? Todos saem bem? Com ideias convergindo?

Se o sucesso das reuniões depende da afinidade das pessoas ou de suas ideias, então está na hora de rever a estrutura, pois na primeira divergência, o rumo pode se desencaminhar.

É comum as pessoas montarem pautas em forma de uma lista de tópicos. Mas, se as pessoas não compartilham de uma compreensão comum sobre cada item, isso dá margem para cada um seguir por caminho divergente.

 Para cada item da pauta, deve-se ter um propósito claro. 

  • Sem propósito claro? Isso dá chance para cada um disparar ideias para todos os lados,  e a reunião pode se perder ou enfraquecer de várias maneiras. 
  • Tem propósito claro? As participações se concentram em um foco e amadurecem o tema. 

Combinada a pauta, respeite-se o combinado. Abrir para possibilidade de mudança gera insegurança sobre os rumos e abre possibilidade para qualquer um interferir com outros assuntos. É claro que se houver um incêndio acontecendo é importante soar o alarme.

Assim, a pauta já nos estrutura. 

CHECK IN E CHECK OUT

Além disso, é importante valorizar certos tempos. Em primeiro lugar, é importante ter um momento de check in no início e check out no final:

  • O check in no início permite que cada um já sinta um pouco como os outros estão. Acolhe e conecta. Desse modo, começa a formar um espaço seguro para fala e escuta. 
  • O check out no final permite um primeiro feedback do encontro. Garante que cada um possa se expressar uma última vez antes de encerrar

TENHA UM MÉTODO

Em segundo lugar, nos momentos de tomada de decisão, vale a pena seguir o seguinte caminho:

  1. Entender (o que necessita ser resolvido, antes de opinar)
  2. Explorar (dando ideias, antes de decidir)
  3. Formular proposta (com base nas ideias levantadas)
  4. Aprovar proposta (ou seja, enfim tomar uma decisão)
  5. Celebrar 

Entender

Quando existe algo para ser resolvido, é importante descrever isso de maneira clara, para que todos compartilhem do mesmo entendimento acerca do que está em questão. Entender é diferente de opinar. Então, esse primeiro passo consiste em tirar dúvidas. Se alguém começa a opinar antes de tirar todas as dúvidas, as ideias já começam a ser julgadas antes mesmo de se compreender bem o que está em questão. Nesse caso, tanto o esclarecimento quanto o levantamento de ideias ficam prejudicados.

Explorar

Uma vez compreendido, pode-se explorar o tema. Nesse momento, é importante ouvir, trocar ideias e dialogar. Não convém tomar decisões. Tomar uma decisão precipitada pode interromper um processo de amadurecimento coletivo. 

Formular uma proposta

Feitas as considerações sobre o assunto, então pode-se formular uma proposta e levá-la para apreciação do grupo. Na sociocracia, a aprovação é dada por consentimento.

Celebrar 

 E, por fim, resta celebrar (o que pode ser feito por um gesto simples e breve). Afinal, se não há o que celebrar na decisão, então talvez ela não tenha sido satisfatória.